経営者の方とお話しすると、「事務作業が苦手、もしくは好きではないという」という方が多いように感じます。しかし、事務作業はビジネスのバックオフィスとして、運営において欠かせない要素でもあります。事務代行サービスを活用しバックオフィス業務を外注することで、時間と労力を節約し、ご自身のビジネスに集中することが可能になります。
とはいえ、「それは分かっているけどどうやって頼めばいいの？」と言ったご不安も聞くことが多いです。
今回は、事務作業が嫌いな社長に向けて、事務代行サービスを上手に使う方法をご紹介します。
1. 外注したい業務をリストアップする
時間がないけど何を外注したいのかわからない・・・
このようなご相談もお受けしますが、何を依頼したらいいかわからない状態でサポートに入らせてもらっても早期に終了することが多くあります。
その理由は、結局何を頼んだらいいか分からず、事務サービスを上手く使っていただくことができないからです。
まず最初に、どの業務が事務代行サービスに任せられるかを仕分けすることから始めて頂ければと思います。細かくせずにざっくりで大丈夫です。
たとえば、
- 経理処理
- メール対応
- スケジュール管理
- データ入力
- リサーチ
などがよくご依頼いただく業務です。
2. あなたに合った事務代行サービスを探す
事務代行サービスといっても、色々なサービスがあります。
どのサービスが合っているか見てみましょう。
①窓口になる担当者と実務担当者が同じ
②窓口になる担当者と実務担当者が別で、窓口担当者は選べない
③窓口になる担当者と実務担当者が別で、窓口担当者を選べる
詳しくみていきましょう！
費用を抑えて、細かく指示出しをしたい方は①がオススメです。
クラウドワークスを通じて時給1,500円〜2,000円前後で探すことが可能です。
デメリットは
- 募集して精査することに時間がかかる
- 報酬が低単価であれば、それだけ自走力が低くなるため指示出しが明確である必要がある。
- 担当者が辞めた場合の後任者探しや引き継ぎに時間がかかる。
などが挙げられます。
大手事務代サービスで安心感を得たい方は②がオススメです。
実績が豊富なため、企業としてのノウハウも溜まっています。
デメリットは
- オンラインミーティング対応ができない会社がある。
- 窓口担当者を選べないため、相性が良くない事態が発生する。
- ルールが多く、サポートしてもらえるソフトやアプリに制限がある。
などが挙げられます。
窓口担当者の顔が分かり、大まかな指示出しで進めたい方は③がオススメです。
弊社は③に該当します。
窓口になる担当者と実務担当者は別になりますが、窓口担当者は代表の若山が担当します。
デメリットは
- 大手ではない。
- 実務担当者の顔が見えない。
- 1〜10まで全てを確認して欲しい事業者さんは不安になる可能性がある。
などが挙げられます。
弊社では小回りが効くため、秘書として心のこもったサービスをお届けできるように心がけております。
また、費用感も異なります。①より②、③の方が、単価が高くなる傾向にあります。
あなたに合った適切なサービスを選ぶことで、安心して業務を任せることができますよ！
3. コミュニケーションを定期的に取る
事務代行サービスを利用する際には、定期的なコミュニケーションが欠かせません。月１回でもいいのでミーティングを設定し、事業のすり合わせを行いたいですね。
進捗状況や問題点も合わせて確認することで、必要に応じて改善点を早期に見つけることができます。
メッセージコミュニケーションだけだと伝わらないこともあるので、リアルやオンラインのミーティングを定期的に行うことをお勧めしています。
4. 長期的なパートナーシップを築く
事務代行サービスの真の価値は、単なる短期的なサポートに留まらず、長期的な関係を築くことでさらに発揮されます！
もし短期間の依頼になった場合、
時間が足りず、事務代行サービス側の理解不足が発生します。
- 企業理念の理解不足
- 抱えている課題への理解不足
- 特有の業務フローの理解不足
しかし、長期的な関係を築くことで、あなたのビジネスの仕組みやニーズを深く理解し、業務をより効率的かつ効果的にサポートすることができるようになるのです！
例えば
- 業務効率化などのご提案
- 壁打ち
などができるようになります。
事務代行サービス側が業務に精通することで、無駄な時間や手間が削減され、作業の効率も上がります。そのため、短期間の利用に比べてコストパフォーマンスが向上することに繋がります。
まとめ
事務作業が苦痛な社長にとって、事務代行サービスは非常に強力な味方です！上手に活用することで、ビジネスの成長に集中できる時間とエネルギーを手に入れることができます。ご自身の業務を見直し、信頼できるサービスを選び、効果的にコミュニケーションを取りながら、ぜひ事務代行サービスを上手に活用してください。
