経営者の皆さん、日々の業務に追われて次のように感じたことはありませんか？
「事務作業が膨大で、本来のビジネスに集中できない」
「外注したいけど、どの作業を任せるべきか分からない」
事務作業の外注はビジネスの効率を劇的に改善しますが、初めて取り組む際に、どの業務から任せればよいかを決めてから依頼することがおすすめです。最初のステップとしては、請求書・契約書などの発行やスケジュール管理の外注化から着手してみるのはいかがでしょうか。
1.外注する業務の選び方の基準
外注すべき業務を選ぶ際には次の3つの基準が役立ちます。
・あなたの判断を必要としない反復作業
・標準化/マニュアル化できる作業
・手間がかかる事務処理
請求書や契約書の発行、スケジュール管理は、これらの条件をすべて満たします。
2. 請求書・契約書発行を外注するメリット
書類作成から送付、管理までの手間を減らし、重要な業務に専念できます。
- フォーマット化しやすく、ルーチン化可能
請求書や契約書の発行は、テンプレートを用いて決まった手順で進める作業です。外注先にテンプレートやルールを提供すれば、面倒な作業を手放すことができます。 - 作業時間を圧倒的に削減できる
請求書や契約書の準備には、金額の確認、内容の修正、取引先ごとの条件変更など細かい作業が伴います。これらは経営者の貴重な時間を奪いますが、外注することで数時間の作業負担を軽減できます。 - ミスの防止策を取り入れやすい
手順書やツールを設定し、必要な内容をチェックリスト形式で共有することで、作業ミスを防ぐ環境を構築できます。
月20件の請求書や契約書、見積書などの作成を1件10分～15分節約することで、約4時間～5時間の時間削減が可能です。
3.スケジュール管理を外注するメリット
アポイントの調整だけでなく、確認作業の省略でスムーズな行動が可能になります。
- アポイントの調整とリマインダー送信
カレンダーの管理を任せることで、重要な予定を見逃すリスクを減らし、手間も省けます。
・空いている日程の確認
・最適な会議時間の提案
・リスケジュールの対応 - 確認作業の手間が省ける
スケジュールを円滑に進めるために必要な事前情報の確認も外注できます。例えば、会議の場所や電車の乗り換え、乗車時間の確認を依頼することで、移動や準備に集中できます。
・電車移動の際に乗り換え方法や所要時間を確認
・会議の必要資料や持ち物リストの事前準備
月10件のアポイント調整を1件5～10分節約することで、約2時間の時間削減が可能です。
4.まとめ
事務作業を効率化し、より重要なビジネスに集中するために、最初に請求書・契約書の発行やスケジュール管理の外注から始めてみてはいかがでしょうか。
