経営者の方々にとって、時間は最も貴重な資源だと思います。経営者の時給は1万〜10万円と言われておりますが、その時間を本来業務に費やしたいですよね。
そこでご提案できるのが「事務代行サービス」です。
事務代行サービスを活用することで、ルーチン業務や手間のかかる作業、苦手な業務をプロに任せ、ご自身の時間を有効に使うことができるようになります。
本記事では、どこまでアウトソースできるの？という方のために、事務代行サービスの具体的な活用方法５つご紹介します。
1. メール管理のアウトソーシング
メールの処理や対応は、時間がかかり、かつ本来業務ではなく、付随業務のことが多くあります。事務代行サービスにメールの確認や仕分け、返信の準備を依頼することで、重要なメールだけに集中できるようになります。
よくご依頼いただく内容は、「事務局」としての対応です。
①返信内容をマニュアル化
②事務代行サービス側で対応できる内容は返信。
③それ以外のイレギュラーな対応、重要な内容などは経営者に確認をしてもらい、経営者自身が返信。
もしくは事務代行サービス側が代理で返信。
これが事務局としての役割です。
事務局として活用いただくことで、本来業務に集中できる時間が増え、効率化が図れます。
2. スケジュール管理とアポイント調整
毎日のスケジュール管理や、会議の設定、アポイントメントの調整は手間がかかる業務です。
今はSpirやTimeRexなど日程調整ツールなどで楽に調整できるようになりましたが、全ての予定がこの調整ツールで完了するわけではありません。例えば、大事なクライアントには候補日をメールでご連絡した方が印象が良いですし、先方の日程調整ツールで調整することもあります。
そのため、調整役が必要になります。
そこで事務代行サービスの活用です。スケジュール管理やアポイント調整業務を任せることで、クライアントやビジネスパートナーとの調整作業がスムーズに進みます。
Googleカレンダーなどアプリを使っていれば、メモ欄に会食場所のリンクや駅からの歩き方、乗車時間、会食相手の情報など入れることができ、大変便利ですのでぜひ活用してみてください。
3. 経理や請求書発行のアウトソーシング
請求書の作成や送付、経費の整理といった経理関係も地味に時間を使いますよね。
例えばタクシーの領収書を写真で撮影して、ドライブに保管するといった作業も面倒ですよね。こちら事務代行サービスに依頼することができます。
請求書の作成、送付、受領、入金確認、経費管理、税理士との連絡などの対応を依頼できます。
経理ソフトへの入力なども依頼することが可能です。
面倒な管理業務を軽減し、ビジネスの収益管理をスムーズに行えます。
入出金などの振り込み関係もオンライン秘書への依頼が可能ですが、そこは信頼関係ができてから依頼する方がベターです。
3 リサーチやデータ収集の代行
大事なクライアントとの会食場所のリサーチ、アタックリストの作成など、リサーチの代行としてオンライン秘書を活用することができます。
信頼関係ができれば、プライベートの家族旅行の手配などにも事務代行サービスを使っていただくことができます。
弊社でもこのような業務もお受けした経験がございます。
・ご家族のためにベビーシッターのリサーチや予約代行
・お引越しの手配やサポート
・クレジットカードの作成
その他データの収集と整理に時間をかける必要がある場合は、事務代行サービスに依頼すると効率化ができます。リサーチの時間を短縮し、必要な情報を手に入れることができますね。煩雑なリサーチ作業から解放され、より戦略的な意思決定に専念できるようになります。
4.ドキュメント作成や校正の代行
会議の議事録、提案書の編集などの属人化していない業務は事務代行サービスに依頼することができます。
その他、完成した文章の校正や誤字脱字のチェックも事務代行サービスに任せることで、ミスを減らしプロフェッショナルな印象を保つことができます。
素敵な提案書なのに、誤字があったら勿体ないですよね。
それを防ぐために、ダブルチェックとして事務代行サービスを活用することが可能です。資料のクオリティを向上させると同時に、作成にかかる時間を短縮することができます。
5.イベントやセミナーの運営サポート
リアル・オンライン問わずイベントやセミナーの準備〜フォローまでを、事務代行サービスに依頼することができます。例えば、セミナーの申し込み者へのリマインド、参加者リストの管理、送付資料の印刷・送付など、細かい業務を任せることが可能です。
toCのビジネスでしたら、セミナー参加後のお礼状作成も効果が見込まれますので、手書きのお礼状の送付や作成もお願いしてしまいましょう。弊社でも作成代行を行なっております。
準備の手間を削減し、スムーズにイベントを運営することができるようになります。
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以上５つの活用方法をご紹介させて頂きました。
これらの5つの活用法を実践することで、業務の効率化を図り、時間を有効に使うことが可能です。事務代行サービスをうまく活用すれば、重要な戦略的業務により多くの時間を割けるようになります！
メール管理やスケジュール調整に加え、経理業務やイベントなどのマーケティングサポートなど多岐にわたる業務を任せることで、ビジネスの成長に専念できるようになります。
あなたのビジネスを次のステージへと導くために、事務代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
時間は限りある資源です。うまく事務代行サービスを活用し、ご自身の時間を最大限に活かしていきたいですね。