「もっと業務を効率化したい」「細かいタスクに追われず、本業に集中したい」
そんな経営者の皆さまにぜひ使っていただきたいのが、ChatGPTをはじめとする生成AIツールです。
近年急速に進化しているAI技術を上手に活用すれば、日々の業務負担を軽減し、時間と労力を節約できます！
この記事では、経営者や個人事業主の皆さまが生成AIを活用して業務を効率化するためのアイデアと実例をご紹介します。
1.生成AIとは？「賢い秘書」を手に入れる感覚で！
生成AIとは、人間の言葉を理解し、テキストや画像、データを自動生成できるAI技術です。
代表的なツールには、ChatGPTやNotion AI、GoogleのBardなどがあり、
さまざまな業務シーンで活用されています。
「ちょっと手助けが欲しい…」
そんな時に生成AIは、まるで優秀な秘書のように働いてくれます。
2. 生成AIを活用して日々の業務を楽にする方法
生成AIを使って業務を楽にする方法を具体的に５つご紹介します。
使えそうなものはすぐに取り入れて頂けると、
生成AIの良さをすぐに実感して頂けるのではないか？と思っています。
- メール対応の効率化
使い方：顧客や取引先からのメール内容をAIに読み込ませ、適切な返信案を生成してもらいます。
◎「お礼メールのひな型を作成して」
◎「提案内容に対するフォーマルな返信を考えて」などの指示でAIが自動生成。
効果：時間のかかるメールの返信を短時間で終わらせることが可能になります！ - SNS投稿やブログ記事の作成
使い方：AIにテーマやターゲットを伝えることで、ブログの下書きやSNS投稿のアイデアがすぐに得られます。
◎「新商品の紹介文を書いて」
◎「〇〇のメリットを解説するブログを書いて」といったリクエストに対応。
効果：集客やブランディングに欠かせないコンテンツ作成の手間を大幅に削減できます！ - アイデア出し・リサーチの時間短縮
使い方：新しい事業アイデアやマーケティング戦略について、AIに相談する形でアイデアを出してもらいます。
◎「〇〇業界のトレンドを簡単にまとめて」
◎「このアイディアについてどう思う？」といったリサーチや壁打ちとしても使えます。
効果：思考の壁にぶつかった時やアイデア出しの初期段階に役立ちます。 - スケジュール管理やタスク整理
使い方：AIにスケジュールやタスクの整理を依頼し、効率的に管理します。
◎「今週の優先順位をリスト化して」
◎「今日のタスクを3つに絞って」などスーパー秘書として使えます。
効果：細かく指示出しをすることで、タスク整理をAIがサポートしてくれます。 - データの要約・レポート作成
使い方：長いレポートやデータ内容をAIに要約してもらい、必要なポイントだけを抽出します。
◎「このPDFの内容を3行で要約して」
◎「市場調査データから重要なポイントをまとめて」など時間の節約を期待できます。
効果：膨大な情報を短時間で理解できるので、意思決定がスムーズになります。
3.注意したいポイント
生成AIを活用して業務効率化を図る際には、正確性の確認を怠らないことが必須です。
高い精度で文章や回答を作ってくれますが、必ずしも100%正確ではないようです。
専門分野（法務、税務など）の内容は必ず人間が確認するなど、人の目を通して２重チェックすることが大切です。
4.オンライン秘書 × 生成AIでさらに業務効率化！
生成AIが優れたツールである一方で、先述したように人の目も必要なことが多いです。
そのような時におすすめなのが、オンライン秘書と生成AIの組み合わせです。
・AIで自動化できる業務はAIに任せる
・微妙な調整や顧客対応はオンライン秘書がサポート
このハイブリッドな形を取ることで、業務効率はさらにアップし、事業成長スピードの加速が期待できます。
まとめ
AIを味方につけて賢く効率化を進めましょう！
経営者にとって「時間は命」とも言える重要な資源です。
生成AIを活用し、効率化できる業務はどんどん任せることで、限られた時間を最大限に活かすことができます。
さらにオンライン秘書との併用で、ビジネスの質を落とさず効率化を進めることも可能です。
「何から始めたらいいかわからない」という方は、ぜひ一度ご相談ください。
