展示会は、企業にとって貴重な新規リード獲得の場。しかし、その熱量や投資に対して「商談につながらない」という悩みを抱える企業は少なくありません。
…とはいえ、現場に立つ説明員にとっては、展示会は体力勝負。朝から晩まで来場者対応に追われ、気づけば足も喉もガクガク。会期終了後、山のように積まれた名刺を前に「これ、どうしよう…」と途方に暮れることも少なくありません。
実はその原因の多くは「展示会会期中の情報処理体制」にあります。そこで注目したいのが、裏方でリード情報を即時処理する「後方部隊」の存在です。展示会会期中に名刺情報をリアルタイムでデータ化し、来場者の関心度をもとにリードを分類、営業チームがすぐアプローチできるように整えること。
これこそ「後方部隊」の役割なのです。
1.展示会でよくある課題
・名刺情報の整理・入力が後回し
展示会終了後、名刺をスキャンしたりシステムに入力する作業が後手にまわりがち。
・リードの温度感が把握できない
「どれだけ関心が高いか」「どのサービスに興味を持っていたか」などの情報が十分に記録されず、営業優先度がつけられない。
・フォローのタイミングを逃す
展示会直後のホットなタイミングで連絡できず、相手の熱が冷めてしまうケースも。
・「集めた名刺＝成果」となってしまう
名刺を集めることが目的化し、実際の商談や受注に繋がっていない。
2. 「後方部隊」ができること
そこで重要なのが、展示会会期中にリアルタイムでリード管理を進める「後方部隊」の存在です。
後方部隊は「地味だけど意外と重要」なのです。
展示会は現場での接客だけでなく、その裏で支える体制づくりがカギを握っています。
・名刺の情報整理
・来場者の温度感に応じた分類
・営業担当へのリスト共有
・フォローメールの下書き作成
・ステータス管理のサポート
これらの作業を、現場の説明員がすべて対応するのは現実的ではありません。
「営業は営業に集中する」「リード管理は後方部隊が支える」という分業体制が、展示会の成果を最大化します。このようにリードの“鮮度”が高いうちにアクションできる体制を整えることで、営業活動の成功率は格段に上がります。来場者側の記憶も新しいうちにフォローすることは、信頼構築にもつながります。
3.私の経験：展示会の「裏方」として支えていたあの頃
私は以前、ITシステム会社に在籍していた頃、展示会の「後方部隊」として名刺管理や入力作業に関わっていました。営業担当者が説明対応の合間に名刺を私たちに渡し、どんな話をしたのか、見込みがありそうかなどを都度ヒアリングしながら、スプレッドシートに入力・分類していく会期中。
営業担当が説明に集中できるよう、裏方で「今なにが必要か」を考え、先回りして動く。
そんな体制が整っていたからこそ、展示会後すぐにアプローチができ、商談につながる確度が高まっていたと実感しています。
そのリードを使用して、セミナーに集客し、受注に結び付けるといった施策も行っていました。
４.展示会の投資対効果を高めるには
展示会は、出展費用や人件費など多くのコストをかけて臨む一大イベントです。「やりきった！疲れた！」で終わらせるのではなく、その成果を“売上”につなげるための体制を、最初から設計しておくことが重要です。
後方部隊の役割は、まさにそこを担う存在。展示会の裏側で地道にリードを整え、営業が動きやすい環境を整えることで、商談化・受注へとつながっていくと思います。
まとめ
商談につなげるには「その場の仕組み化」が鍵！展示会の成功は、名刺の枚数ではありません。
その場で整理し、すぐに動ける体制があるかどうかが、成果に大きな差を生みます。
「現場は営業に集中」「裏ではリードを即処理」！
この分業体制を整えることで、展示会が「名刺集め」ではなく、「商談のスタート地点」になります。
「展示会出展するけど、名刺整理まで手が回らない…」と感じている方は、後方支援の導入を、ぜひ一度ご検討くださいね。
