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「もっと業務を効率化したい」「細かいタスクに追われず、本業に集中したい」
そんな経営者の皆さまにぜひ使っていただきたいのが、ChatGPTをはじめとする生成AIツールです。
近年急速に進化しているAI技術を上手に活用すれば、日々の業務負担を軽減し、時間と労力を節約できます！
この記事では、経営者や個人事業主の皆さまが生成AIを活用して業務を効率化するためのアイデアと実例をご紹介します。

1.生成AIとは？「賢い秘書」を手に入れる感覚で！

生成AIとは、人間の言葉を理解し、テキストや画像、データを自動生成できるAI技術です。

代表的なツールには、ChatGPTやNotion AI、GoogleのBardなどがあり、
さまざまな業務シーンで活用されています。

「ちょっと手助けが欲しい…」

そんな時に生成AIは、まるで優秀な秘書のように働いてくれます。

2. 生成AIを活用して日々の業務を楽にする方法

生成AIを使って業務を楽にする方法を具体的に５つご紹介します。
使えそうなものはすぐに取り入れて頂けると、
生成AIの良さをすぐに実感して頂けるのではないか？と思っています。

1. メール対応の効率化
   使い方：顧客や取引先からのメール内容をAIに読み込ませ、適切な返信案を生成してもらいます。
   「お礼メールのひな型を作成して」「提案内容に対するフォーマルな返信を考えて」などの指示でAIが自動生成。
   効果：時間のかかるメールの返信を短時間で終わらせることが可能になります！
2. 信頼感の向上
   ビジネス用に都会の一等地の住所を利用することで、取引先や顧客に与える信頼感が高まります。
3. フレキシブルな働き方をサポート
   リモートワークを基盤とする働き方に完全に対応しているため、どこにいてもビジネスを運営することができます。
4. プライバシー保護
   自宅住所を公開せずに済むため、個人情報の保護につながります。特に、個人事業主やフリーランスには重要なポイントかと思います。

3.バーチャルオフィスを選ぶ際に確認すべきポイント

バーチャルオフィスは便利なサービスですが、選び方を間違えるとビジネス運営に支障をきたすことがあります。
以下の点を事前に確認することで、自分のビジネスに合ったバーチャルオフィスを選ぶことができますよ！

1. 利用可能なサービス内容の確認
   バーチャルオフィスによって提供されるサービスは異なります。　
   登記可能な住所が提供されるかを必ず確認してください。一部のバーチャルオフィスでは、登記ができない場合があります。その他には郵便物の受け取りや転送、必要に応じて電話対応サービスや会議室の利用が可能なのかなどを確認しておくと良いですね。
   
   
2. 契約条件や料金プラン
   契約内容や料金体系を細かくチェックしておきましょう。
   • 料金プラン
     月額料金が自分の予算に合っているか確認してください。基本プランに含まれるサービスと、追加料金が発生するサービス（例：郵便物転送費や会議室利用料）も明確にしておきましょう。
   • 契約期間
     短期契約が可能か、最低契約期間があるか確認します。起業初期で不安定な場合は、柔軟な契約期間を選べるオフィスが便利です。
   • 解約条件
     解約時のペナルティや手続きについても確認しておくことで、トラブルを避けることができます。
   • プラン変更の柔軟性
     事業の成長に応じてプランをアップグレードしたい場合に、柔軟に対応してくれるかを確認しましょう。
     
     
3. 自分のビジネスに合った立地 
   バーチャルオフィスの住所がどこにあるかは、ビジネスの信頼性に大きな影響を与えます。
   • 住所の見栄え
     都心部やビジネス街にある住所を利用することで、取引先や顧客からの信頼感を高められます。
   • 郵便物受け取りの利便性
     住所が遠方すぎる場合、直接取りに行く必要があると不便です。郵便物転送を頻繁に利用する場合も、距離が近い方がコストが抑えられます。
   • 顧客ターゲットに合うエリアか
     取引先や顧客にとってなじみのあるエリアかどうかも検討材料です。たとえば、IT系の企業なら渋谷や六本木など、特定の業界で名の通ったエリアに住所を置くと効果的です。
   • 競合との差別化
     競合が集中しているエリアと差別化を図りたい場合は、あえて違う地域を選ぶ戦略も有効になります。

4.リアルな経験談

私自身は、4年間ほどバーチャルオフィスの契約経験があります。契約した経緯としては、自身でEC事業をしていた関係で自宅から直接商品を発送することになり、発送元を開示する必要に駆られたためです。

お客様へ自宅住所を公開することに抵抗があり、バーチャル住所を取得しました。東京都目黒区（自由が丘）の住所をレンタルしていたため、お客様からの信頼性も期待できました。

利用料金は年間で12,000円。月額に換算すると1,000円程度だったので、大変良心的な価格で助かりました。

私が契約していたレンタルオフィスはこちらです。

画像：https://nawabari.net

株式会社Lucciが運営するNAWABARIというレンタルオフィスサービスです。

ホームページを確認すると、私が契約していたプランは登記ができないプランでした。

登記ができるプランだと、年間19,800円のビジネスプランが良さそうです。対応も真摯でおすすめのレンタルオフィスです。

まとめ

バーチャルオフィスは、低コストで柔軟な働き方を実現する便利なサービスです。特に、法人登記や郵便物対応が可能である点は大きなメリットです。これから起業を考えている方や、働き方を見直したい方は、ぜひバーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。