請求書や見積書、契約書などの事務書類の作成は、正確性とスピードが求められますが、日々の業務に追われていると後回しになりがち。そんなときは、信頼できるパートナーに外注することで、業務をぐっと効率化できます。
今回は、事務書類の外注をスムーズに進めるための手順を、わかりやすくご紹介します。
1.どの業務を外注したいか明確にする
まずは「どこから手放せそうか」を見極めることが第一歩。外注しやすい業務としては、以下のようなものがあります。
・契約書のテンプレート入力
・契約書や見積書、請求書の作成、送付
・各書類の保管、管理
定期的に発生する、ある程度パターン化されている作業からお願いするのがおすすめです。
2. 必要な情報・フォーマットを整理して渡す
外注でよくあるつまずきポイントが「情報が足りない」ことです。
最初に以下をしっかり整えておくといいですね。
・使用中の書類フォーマット（Word、Excel、PDFなど）
・契約書の場合：雛形 or 弁護士監修済みのデータ
・使用するツールのログイン情報
また随時、取引先名や住所、金額、案件内容などの基本情報をしっかり伝えるようにしたいですね。情報共有には、SlackやTemas、GoogleスプレッドシートやDropboxなどのツールがあると便利です。
3.作成から送付までのフローを決めておく
スムーズに回すには、「誰が・いつ・何をやるか」をはっきりさせることが大切です。
たとえば：
毎月発生する業務に関しては、
・△日までに書類作成
・最終チェック
・〇日までに送付（メール or 郵送 or 電子契約）
といったフローを決めておくと良いです。
請求書などはミスがあると信用問題にもつながるため、ダブルチェック体制がおすすめです。
まとめ
事務作業にかけていた時間を手放すことで、営業・企画・お客様対応など、あなたにしかできない仕事に集中できます。「もう少し早くお願いしておけばよかった！」という声も多い書類外注。
気になる方は、ぜひ一度相談してみてくださいね。
