「事務代行をお願いしたいけれど、月額契約と時間契約（時給制）のどちらがいいのだろう？」
これは、実際に依頼する側は悩まれることだと思います。
事務代行やオンライン秘書のサービスを探していると、「月額5万円」「時給2,500円」「月30時間プラン」など、さまざまな料金体系があり、どれを選べば良いのか迷ってしまいますよね。
どちらが良いかは会社の状況や依頼したい業務によって異なります。料金だけで選んでしまうと、「思ったより費用がかかった」「依頼しづらくなってしまった」と後悔するケースも発生するかもしれません。
思っていたのと違った！を防ぐために、この記事では、それぞれのメリット・デメリットや、どんな企業に向いているのかを分かりやすく解説します。
時間契約（時給制）の特徴
時間契約（時給制）は、必要な時間だけ依頼できるため、初めて事務代行を利用する企業や、単発の業務を依頼したい場合に選ばれることが多い契約形態です。
時給相場の記事はこちらから
一方で、依頼する業務の内容によっては、想定よりも時間がかかることもあります。まずは、時間制のメリット・デメリットについて見ていきましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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月額契約の特徴
毎月発生する定型的な業務がある会社や、バックオフィスを長期的に任せたい会社には、月額契約がおすすめです。
また、月額契約は秘書側との信頼関係を育てやすい契約でもあります。業務を継続して担当してもらうことの意思表示でもありますし、秘書側も会社のルールや業務フローへの理解が深まり、「説明してもらう時間」が少なくなるため、結果として業務効率の向上にもつながります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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こんな会社は時間契約（時給制）がおすすめ
時間契約（時給制）は、業務量や依頼内容がある程度決まっている会社に向いています。
「必要な時間だけ依頼したい」「まずは少しだけお願いしてみたい」という場合は、コストを抑えながら利用できるため、導入しやすい契約形態です。
以下のようなケースでは、時間契約がおすすめです。
こんな会社は月額契約がおすすめ
月額契約は、毎月発生するバックオフィス業務がある会社におすすめです。
バックオフィス業務は、一度お願いして終わりではなく、毎月・毎週繰り返し発生する仕事が多くあります。
例えば、
- 請求書の発行
- メール対応
- 案件管理
- 顧客情報の管理
- 給与計算
などは、継続的な対応が必要な業務です。
このような業務を毎回スポットで依頼すると、その都度説明や認識合わせが必要になり、かえって手間が増えてしまうこともあります。
月額契約で継続して担当してもらうことで、会社のルールや業務フローへの理解が深まり、毎回細かく説明しなくてもスムーズに業務を進められるようになります。
以下のようなケースでは、月額契約がおすすめです。
それぞれの特徴のまとめ
| 比較項目 | 時間契約（時給制） | 月額契約 |
|---|---|---|
| 向いている業務 | 単発・作業量が決まっている業務 | 継続的なバックオフィス業務 |
| 費用 | 利用時間に応じて変動 | 毎月一定 |
| 相談のしやすさ | 遠慮しやすい | 気軽に相談しやすい |
| キャッチアップ期間 | 時間に応じて費用が発生 | 契約内で進めやすい |
| おすすめの企業 | 創業直後・スポット依頼 | 継続的に外注したい企業 |
おすすめは「月額固定契約」
「時間制と月額制、どちらがおすすめですか？」
と聞かれることがありますが、私自身は継続して依頼するのであれば、月額固定契約をおすすめしています。
その理由は、稼働に応じた費用を意識する必要がないからです。
例えば、
- 業務フローを確認する
- 社内ルールを覚える
- 過去の経緯を理解する
- 認識のすり合わせを行う
- 修正を行う
など、上記のような時間は、どんな事務代行やオンライン秘書でも必ず発生します。
時間制の場合は全ての実働が稼働時間として積み重なるため、依頼する側は
「これも伝えたおいた方がいいのかな」
「修正をお願いすると時間が増えてしまうかな」
と遠慮してしまうことがあります。
それは稼働する側も同じで、聞きたいことを遠慮してしまう事態が発生しかねません。その結果、本来相談した方が良いことまで伝えられず、かえって業務効率が下がってしまうケースもあるかもしれません。
一方、月額固定契約であれば、最初のキャッチアップ期間も含めて伴走しながら進めやすく、お互いに遠慮なくコミュニケーションを取りやすくなります。長くお付き合いするほど業務理解も深まり、「説明する時間」が減っていくため、結果的に生産性向上にもつながります。
もちろん、初めて依頼する場合や単発業務であれば、まずは時間制で相性を確認する方法もおすすめです。
しかし、毎月発生するバックオフィス業務を任せたいのであれば、月額固定契約の方が、経営者にとっても心理的な負担が少なく、安心して相談できる関係を築きやすいと感じています。
失敗しないための依頼ステップ
事務代行やオンライン秘書を初めて依頼する場合は、いきなり長時間の契約を結ぶのではなく、まずは小さくスタートすることをおすすめします。
例えば、最初から月50時間の契約を結ぶのではなく、10時間程度から始めてみると安心です。その期間で確認したいのは、作業スピードだけではありません。
- コミュニケーションはスムーズか
- レスポンスは早いか
- 報告・連絡・相談が適切に行われるか
- 指示の意図を理解して動いてくれるか
- 安心して仕事を任せられるか
上記のような点は、実際に一緒に仕事をしてみないと分からないことが多くあります。
逆に、事務代行やオンライン秘書側にとっても、会社の業務フローやルールを理解するためには一定の時間が必要です。
そのため、お互いに無理のない範囲でスタートし、「この方なら長くお願いしたい」「この会社なら長くお手伝いしたい」と思えたタイミングで、契約時間を増やしていくのがおすすめです。
長く良い関係を築くためにも、最初はスモールスタートで、お互いを知る期間を設けることが成功への近道だと感じています。
スタートするまでのステップ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| STEP1 | 月5〜10時間程度の小さな業務からスタートする |
| STEP2 | コミュニケーションや仕事の進め方、お互いの相性を確認する |
| STEP3 | 毎月発生する定型業務を少しずつ任せる |
| STEP4 | 信頼関係ができたら契約時間を増やし、業務改善や仕組みづくりまで任せる |
まとめ
事務代行やオンライン秘書を依頼する際に大切なのは、自社の業務内容や依頼したい役割に合わせて契約形態を選ぶことです。
時間契約は、作業量が決まっている業務や、まずは試してみたい場合に適しています。一方で、毎月発生するバックオフィス業務や、長期的に伴走してほしい場合は、月額契約の方が相談しやすく、継続的なサポートを受けやすいでしょう。
また、初めて依頼する場合は、いきなり大きな契約を結ぶのではなく、5〜10時間程度のスモールスタートがおすすめです。実際に一緒に仕事を進めながら、お互いの相性やコミュニケーション、仕事の進め方を確認することで、安心して長くお付き合いできるパートナーを見つけやすくなります。
事務代行は、単に作業を外注することが目的ではありません。経営者が本来取り組むべき業務に集中できる環境をつくり、会社の成長を支える大切なパートナーです。
料金だけで判断するのではなく、「この人と長く一緒に仕事ができるか」という視点も大切にしながら、自社に合った事務代行・オンライン秘書を選んでみてください。
