経営者の方とお話しすると、「事務作業が苦手、もしくは好きではないという」という方が多いように感じます。しかし、事務作業はビジネスのバックオフィスとして、運営において欠かせない要素でもあります。事務代行サービスを活用しバックオフィス業務を外注することで、時間と労力を節約し、ご自身のビジネスに集中することが可能になります。
とはいえ、「それは分かっているけどどうやって頼めばいいの？」と言ったご不安も聞くことが多いです。
今回は、事務作業が嫌いな社長に向けて、事務代行サービスを上手に使う方法をご紹介します。
1. 外注したい業務をリストアップする
時間がないけど何を外注したいのかわからない・・・
このようなご相談もお受けしますが、何を依頼したらいいかわからない状態でサポートに入らせてもらっても早期に終了することが多くあります。
その理由は、結局何を頼んだらいいか分からず、事務サービスを上手く使っていただくことができないからです。
まず最初に、どの業務が事務代行サービスに任せられるかを仕分けすることから始めて頂ければと思います。細かくせずにざっくりで大丈夫です。
たとえば、
- 経理処理
- メール対応
- スケジュール管理
- データ入力
- リサーチ
などがよくご依頼いただく業務です。
2. あなたに合った事務代行サービスを探す
事務代行サービスといっても、色々なサービスがあります。
どのサービスが合っているか見てみましょう。
弊社は、③の「窓口担当者と実務担当者が別で、窓口担当者を選べる」タイプに該当します。窓口担当者と実務担当者は別になりますが、窓口担当者は代表の若山が担当しています。
そのため、サービスのご相談から日々のやり取りまで、窓口となる担当者が責任を持って対応します。大手企業のように決められたルールだけで対応するのではなく、小回りの利くサービスだからこそできる、一社一社に合わせた柔軟な対応を大切にしています。
「何でも自分でやらなければならない」という状態から少し離れて、安心して事務を任せていただけるよう、秘書として心のこもったサービスをお届けすることを心がけています。
3. コミュニケーションを定期的に取る
事務代行サービスを利用する際には、定期的なコミュニケーションが欠かせません。月１回でもいいのでミーティングを設定し、事業のすり合わせを行いたいですね。
進捗状況や問題点も合わせて確認することで、必要に応じて改善点を早期に見つけることができます。
メッセージコミュニケーションだけだと伝わらないこともあるので、リアルやオンラインのミーティングを定期的に行うことをお勧めしています。
4. 長期的なパートナーシップを築く
事務代行サービスの真の価値は、単なる短期的なサポートに留まらず、長期的な関係を築くことでさらに発揮されます！
もし短期間の依頼になった場合、
時間が足りず、事務代行サービス側の理解不足が発生します。
- 企業理念の理解不足
- 抱えている課題への理解不足
- 特有の業務フローの理解不足
しかし、長期的な関係を築くことで、あなたのビジネスの仕組みやニーズを深く理解し、業務をより効率的かつ効果的にサポートすることができるようになるのです！
例えば
- 業務効率化などのご提案
- 壁打ち
などができるようになります。
事務代行サービス側が業務に精通することで、無駄な時間や手間が削減され、作業の効率も上がります。そのため、短期間の利用に比べてコストパフォーマンスが向上することに繋がります。
まとめ
事務作業が苦痛な社長にとって、事務代行サービスは非常に強力な味方です！上手に活用することで、ビジネスの成長に集中できる時間とエネルギーを手に入れることができます。ご自身の業務を見直し、信頼できるサービスを選び、効果的にコミュニケーションを取りながら、ぜひ事務代行サービスを上手に活用してください。
