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「事務作業が膨大で、本来のビジネスに集中できない」
「外注したいけど、どの作業を任せるべきか分からない」

事務作業の外注はビジネスの効率を劇的に改善しますが、初めて取り組む際に、どの業務から任せればよいかを決めてから依頼することがおすすめです。

そう思っていても、「すでにお願いしたい仕事は決まっている」「手が足りないけれど、何を外注すればいいかわからない」「まだ具体的ではないけれど、外注には興味がある」など、現在の状況は会社によって違います。

そこで今回は、いくつかの質問に答えながら、今の自社がどの段階にいるのか、そして次に何をすればいいのかを整理してみましょう。

事務作業の外注、あなたは今どの段階？

まずは簡単な質問に答えながら、今の自社がどの段階にいるのかを整理してみましょう。

最初は「一つの仕事」から外注してみる

「外注する仕事が決まったけれど、いきなり全部お願いするのは少し不安」という場合は、最初から大きな業務を任せる必要はありません。

まずは、一つの仕事を切り出してみる方法があります。

こうした仕事の中から、

「毎月発生している」
「手順がある程度決まっている」
「自分でなくてもできる」

というものを一つ選んでみます。一度お願いしてみると、「ここまでは外注できる」「この部分は社内でやったほうがいい」という境界も見えてきます。

そこから、少しずつ外注する範囲を広げていく方法もあります。

誰に、どうやって外注する？

外注したい仕事が決まったら、次に考えるのが「誰にお願いするか」です。外注先にはいくつかの選択肢があります。 

そして大切なのは、「どんな仕事を任せたいのか」だけでなく、「どんな人に任せたいのか」も一緒に考えると外注の候補先が見えてきます。

<参考>
派遣・業務委託・正社員の違いと選び方

事務を依頼するなら派遣・業務委託・正社員？違いとおすすめの選び方それぞれにメリット・デメリットがあるため、会社の状況や任せたい仕事内容によって選ぶことが大切です。この記事では、事務を依頼するときの正社員・派遣・業務委託の違いを分かりやすく比較します。

まとめ

事務作業を外注したいと思ったら、まずは「何を任せたいのか」を整理するところから始めてみましょう。

例えば「営業の手が足りない」と感じていても、実際に仕事を見直してみると、社長や社員が時間を使っているのは、毎月・毎週繰り返している事務作業なのかもしれません。

まずは、今行っている仕事を一度書き出してみて、「自分でなければできない仕事」と「誰かに任せられる仕事」を分けてみると、外注したい業務が見つけやすくなります。

そして、最初から大きな業務を外注する必要はありません。請求書・見積書の発行、スケジュール調整、メールの代理返信など、繰り返し発生している仕事を一つだけ切り出して、スモールスタートでお願いしてみる方法もあります。

実際に一つの業務を任せてみると、「ここまでお願いできるんだ」「この部分は社内でやったほうがいい」など、新しく見えてくることもあります。

「今、時間がかかっている仕事は何か？」を見つけ、その中から一つだけ誰かに任せてみる。

そんな小さな一歩から、外注を始めてみるのも一つの方法です。